Polityka Prywatności serwisu OneRMA
Wersja: 1.0 Data wejścia w życie: 2026-04-12
1. Informacje ogólne
- Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób fizycznych korzystających z serwisu internetowego OneRMA dostępnego pod adresem https://onerma.com/ oraz z aplikacji OneRMA.
- Administratorem Państwa danych osobowych jest ProBPM sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Biskupińska 58B/6B, 60-463 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000507954, NIP: 7811895276, REGON: 302707697.
- Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. ("RODO") oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
- W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: rodo@probpm.pl.
2. Komu dotyczy niniejsza Polityka
Niniejsza Polityka Prywatności opisuje przetwarzanie danych osobowych w następujących relacjach:
a. Odwiedzający stronę https://onerma.com/ — osoby wizytujące stronę marketingową, czytające treści, korzystające z formularza kontaktowego. b. Usługobiorcy OneRMA oraz ich pracownicy/współpracownicy — osoby zakładające Konto, logujące się do aplikacji OneRMA i korzystające z jej funkcjonalności. c. Klienci Usługobiorców — osoby składające zgłoszenia reklamacyjne, zwroty lub wymiany za pośrednictwem publicznych formularzy prowadzonych przez Usługobiorców.
Ważne: w odniesieniu do danych Klientów Usługobiorców, administratorem danych jest Usługobiorca, a nie ProBPM sp. z o.o. ProBPM sp. z o.o. działa w tym zakresie jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia zawartej z Usługobiorcą (Załącznik nr 1 do Regulaminu Usługi OneRMA). Niniejsza Polityka nie zastępuje obowiązku informacyjnego spoczywającego na Usługobiorcy wobec jego Klientów.
3. Dane zbierane od odwiedzających stronę https://onerma.com/
3.1 Formularz kontaktowy
a. W celu usprawnienia komunikacji z potencjalnymi klientami wprowadzamy funkcjonalność formularza kontaktowego. b. Podczas korzystania z formularza zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości i opcjonalnie nazwę firmy oraz numer telefonu. c. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na odpowiadaniu na zapytania). d. Dane przechowujemy przez 12 miesięcy od daty ostatniego kontaktu, chyba że doprowadzą do zawarcia umowy — wówczas stosuje się zasady przetwarzania właściwe dla Usługobiorców.
3.2 Analityka ruchu (Google Analytics 4)
a. Strona https://onerma.com/ korzysta z narzędzia Google Analytics 4 w celu analizy ruchu i udoskonalania treści. b. Google Analytics 4 zbiera dane anonimowe (lub pseudoanonimizowane) dotyczące: odwiedzanych podstron, czasu spędzonego na stronie, typu urządzenia, przybliżonej lokalizacji (miasto/kraj), źródła ruchu. c. Konfiguracja Google Analytics 4 uwzględnia: IP anonymization, brak reklamowych funkcji remarketingowych, Data Processing Terms zawarte z Google Ireland Limited. d. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) — wyrażana przez odwiedzającego w banerze cookie przy pierwszej wizycie. e. Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez Google: https://policies.google.com/privacy.
3.3 Pliki cookies
a. Strona wykorzystuje pliki cookies — niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika. b. Rodzaje stosowanych plików cookies:
- Niezbędne — konieczne do poprawnego działania strony, np. zapamiętanie preferencji językowych, stanu zalogowania. Nie wymagają zgody.
- Analityczne — Google Analytics 4, pomagają zrozumieć jak użytkownicy korzystają ze strony. Wymagają zgody. c. Zgoda na pliki cookies analityczne jest dobrowolna i można ją wycofać w dowolnym momencie poprzez ustawienia przeglądarki lub ponowne skorzystanie z banera cookie. d. Szczegółowy wykaz plików cookies znajduje się w sekcji 8 niniejszej Polityki.
4. Dane Usługobiorców OneRMA i ich użytkowników
4.1 Dane zbierane przy rejestracji i korzystaniu z Konta
a. Przy zakładaniu Konta w OneRMA zbieramy:
- Dane firmy: nazwa, adres, NIP, REGON, KRS (jeśli dotyczy);
- Dane osoby zakładającej Konto: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, opcjonalnie numer telefonu;
- Hasło — przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (bcrypt), niemożliwego do odszyfrowania;
- Dane użytkowników dodawanych przez Usługobiorcę: imię i nazwisko, adres e-mail, rola, hasło (skrót kryptograficzny).
4.2 Dane zbierane w trakcie korzystania z aplikacji
a. Dane operacyjne: znaczniki czasu logowania, aktywne sesje, zmiany w konfiguracji Konta. b. Logi systemowe: adres IP, identyfikator sesji, przeglądarka (User-Agent), wykonywane operacje — zbierane dla celów bezpieczeństwa, diagnostyki i wykrywania nadużyć. c. Dane rozliczeniowe: informacje o płatnościach, fakturach, statusie subskrypcji.
4.3 Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Świadczenie Usługi OneRMA zgodnie z Regulaminem | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy |
| Rozliczenia i fakturowanie (w tym w KSeF) | art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny (ustawa o VAT, ustawa o rachunkowości) |
| Bezpieczeństwo systemu, logi, wykrywanie nadużyć | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes |
| Powiadomienia o zmianach Regulaminu, Cennika, planowanych przerwach | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes |
| Obsługa zgłoszeń serwisowych i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy |
| Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes |
4.4 Okres przechowywania danych
a. Dane Konta Usługobiorcy oraz dane użytkowników przechowujemy przez cały okres funkcjonowania Konta oraz przez 5 lat od daty jego zamknięcia — w celu dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń. b. Dane rozliczeniowe (faktury, ewidencja VAT) przechowujemy przez 6 lat zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i ustawy o VAT. c. Logi systemowe przechowujemy przez 6 miesięcy. d. Po upływie wskazanych okresów dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
5. Dane Klientów Usługobiorców (dane powierzone)
- Dane osobowe Klientów Usługobiorcy (osób zgłaszających reklamacje, zwroty lub wymiany) są przetwarzane przez ProBPM sp. z o.o. wyłącznie jako podmiot przetwarzający — na podstawie umowy powierzenia zawartej z Usługobiorcą.
- Administratorem tych danych jest Usługobiorca, który samodzielnie określa cele i środki przetwarzania oraz odpowiada za obowiązki informacyjne wobec swoich Klientów.
- Szczegółowe zasady powierzenia opisuje Załącznik nr 1 do Regulaminu Usługi OneRMA.
- Jeżeli są Państwo Klientem Usługobiorcy i chcą Państwo uzyskać informacje o swoich danych, skorygować je lub usunąć — prosimy o kontakt bezpośrednio z Usługobiorcą (sklepem, do którego złożono zgłoszenie). ProBPM sp. z o.o. może realizować takie wnioski wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy.
6. Odbiorcy danych osobowych
Państwa dane osobowe mogą być ujawnione następującym kategoriom odbiorców:
a. Podmioty publiczne uprawnione na podstawie odrębnych przepisów (organy podatkowe, organy ścigania, sądy) — na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań. b. Dostawcy usług IT:
- Cybernet-Soft Piotr Goździejewski (ul. Orzechowa 2, 62-002 Jelonek) — hosting infrastruktury serwerowej w Polsce. c. Dostawcy usług analitycznych:
- Google Ireland Limited — Google Analytics 4 (dane anonimowe/pseudoanonimizowane odwiedzających stronę https://onerma.com/). d. Krajowy System e-Faktur (KSeF) — faktury wystawiane Usługobiorcom będącym podatnikami VAT w Polsce są przesyłane do KSeF prowadzonego przez Ministerstwo Finansów Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z przepisami ustawy o VAT. e. Biuro rachunkowe obsługujące ProBPM sp. z o.o. — w zakresie niezbędnym do prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych, na podstawie umowy powierzenia.
Aktualna lista podwykonawców jest publikowana pod adresem https://onerma.com/pl/legal/podwykonawcy.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługują Państwu następujące prawa:
a. Prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz informacji o sposobie ich przetwarzania (art. 15 RODO). b. Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO). c. Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"), w granicach określonych przepisami (art. 17 RODO). d. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO). e. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany. f. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO). g. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO). h. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy.
Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt na adres e-mail: rodo@probpm.pl. Odpowiemy na Państwa wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania wniosku.
8. Pliki cookies — szczegółowy wykaz
| Nazwa pliku | Rodzaj | Cel | Okres przechowywania | Dostawca |
|---|---|---|---|---|
onerma_session |
Niezbędny | Identyfikacja sesji zalogowanego użytkownika w aplikacji | Do końca sesji przeglądarki | ProBPM sp. z o.o. |
onerma_lang |
Niezbędny | Zapamiętanie wybranego języka interfejsu | 1 rok | ProBPM sp. z o.o. |
cookie_consent |
Niezbędny | Zapamiętanie wyboru użytkownika dotyczącego plików cookies | 1 rok | ProBPM sp. z o.o. |
_ga |
Analityczny | Identyfikacja użytkownika w Google Analytics 4 | 2 lata | Google Ireland Limited |
_ga_* |
Analityczny | Identyfikator sesji GA4 | 2 lata | Google Ireland Limited |
Zarządzanie plikami cookies jest możliwe z poziomu przeglądarki internetowej — wyłączenie części plików może jednak ograniczyć funkcjonalność serwisu.
9. Transfer danych poza EOG
Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Wyjątkiem jest korzystanie z Google Analytics 4 — Google Ireland Limited jako administrator tego narzędzia może przekazywać dane do spółek z Grupy Google w innych jurysdykcjach, w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
10. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, w szczególności:
- szyfrowanie transmisji danych protokołem TLS;
- przechowywanie haseł w postaci skrótów kryptograficznych;
- regularne kopie bezpieczeństwa i testy odtwarzania;
- zarządzanie uprawnieniami dostępowymi zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień;
- separacja środowisk produkcyjnego, testowego i developerskiego;
- monitorowanie systemu pod kątem nieautoryzowanego dostępu;
- wielopoziomowa izolacja danych pomiędzy Usługobiorcami (multi-tenancy).
11. Automatyzacja i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływały.
12. Zmiany Polityki Prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do zmian niniejszej Polityki Prywatności. O zmianach Administrator poinformuje Usługobiorców za pośrednictwem e-maila oraz publikując aktualną wersję pod adresem https://onerma.com/pl/legal/polityka-prywatnosci. Historia zmian wraz z datami obowiązywania jest dostępna na tej samej stronie.
Niniejsza wersja Polityki Prywatności obowiązuje od dnia 2026-04-12.